Personalakte: Rechte der Arbeitnehmer

„Das kommt in ihre Personalakte“ – Salopper Spruch oder ernsthafte Drohung, in jedem Fall ein Satz der Arbeitnehmer aufhorchen lässt. Für Arbeitnehmer ist es wichtig zu wissen, was in die sogenannte Personalakte darf und was nicht – und welche Rechte ihm im Bezug auf seine Personalakte zu stehen.

Was ist eine Personalakte?

Unter Personalakte versteht man eine Sammlung von Unterlagen – elektronisch oder in Papierform – die Angaben zur Person oder zum Arbeitsverhältnis des Arbeitnehmers beinhaltet. Es gibt keine gesetzlichen Regelungen über den Inhalt oder die Form einer Personalakte. Lediglich bei der elektronischen Personalakte unterliegt der Arbeitgeber Beschränkungen. Er hat den Arbeitgeber über das Führen einer elektronischen Personalakte aufzuklären und für den Schutz der sensiblen Daten zu sorgen.

Was gehört in eine Personalakte?

In eine Personalakte gehören alle Dokumente, die für den Arbeitnehmer einen Bezug zum Arbeitsverhältnis haben. Dazu gehören etwa Bewerbungsunterlagen, Personalfragebögen, Arbeitszeugnisse, Fortbildungsbescheinigungen, Urlaubsanträge und – bewilligungen, Abmahnungen, Kündigungen sowie der Aufhebungsvertrag. Sensible Gesundheitsdaten müssen gesondert vor unbefugter Kenntnisnahme gesichert aufbewahrt werden, entschied das Bundesarbeitsgericht (Aktenzeichen 9 AZR 271/06). Notizen des Betriebsarztes, Lohnlisten, Schichtpläne oder Prozessakten des Arbeitgebers haben in einer Personalakte nichts zu suchen. Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch auf eine fortlaufende Durchnummerierung der Personalakte, entschied das Bundesarbeitsgericht (Aktenzeichen 9 AZR 110/07).

Darf der Arbeitnehmer Einsicht in seine Personalakte nehmen?

Ein klares Ja! Arbeitnehmer dürfen auch ohne besonderen Anlass Einsicht in ihre Personalakte nehmen. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall dem Arbeitnehmer die Personalakte vollständig vorlegen. Der Arbeitnehmer darf auch Kopien von seiner Personalakte anfertigen. Er darf bei der Einsichtnahme einen Vertreter des Betriebsrats oder seinen Anwalt mit bringen. Das Recht auf Einsichtnahme in die Personalakte endet nicht mit der Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Auch nach der Beschäftigungszeit kann der ehemalige Arbeitnehmer Einsicht in die Personalakte verlangen.

Darf der Arbeitnehmer seine Personalakte ergänzen?

Der Arbeitnehmer darf seiner Personalakte Erklärungen hinzufügen, um eine objektive Darstellung in der Personalakte zu erreichen. Er kann auch vom Arbeitgeber verlangen unrichtige Darstellungen zu korrigieren.